27.08.2010 - Sparen – aber nicht bedingungslos

Auch Neuss muss sich in diesen Zeiten der großen Herausforderung des Sparzwangs stellen. Neben den Sozialausgaben gehören die Personalkosten zu den großen Ausgabeblöcken im städtischen Haushalt. So arbeitet die Verwaltung mit einer organisatorischen und insbesondere strategischen Neuausrichtung daran, den komplexen Anforderungen im Bereich des Personalmanagements gerecht zu werden. Hierbei geht es nicht allein um Stelleneinsparungen. Mit Auslagerungen von Verwaltungsbereichen in unterschiedliche Beteiligungsformen werden unter anderem die Aspekte Nutzung von „echten“ Synergieeffekten, Steuerersparnis für die Stadt Neuss  und Bestandsschutz für alle betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verfolgt.

Für die Leiterin des Personal- und Verwaltungsmanagements, Dolores Burkert, hat sich die bisherige Praxis bis auf einen Punkt bewährt: „Die Arbeit in der verbleibenden Kernverwaltung verdichtet sich zunehmend. Das heißt, während Aufgaben und Anforderungen an das Personal durch neue Gesetzgebung, Richtlinien und ähnlichem steigen, stagniert der Personalbestand. Dies hat in der Regel eine höhere Anzahl an Überstunden, externe Vergabe bestimmter (Projekt-) Aufgaben aufgrund zu geringer Zeit- und Personalressourcen und damit steigende Sachkosten, erhöhten Leistungsdruck und einen höheren Krankenstand zur Folge.“ So gilt es nun den Wirkungsgrad der vorhandenen „Personalressourcen“ zu steigern. Dieser Ansatz ist weitaus komplexer als das klassische Einspargedankenmuster: Mensch = Personal = Personalressource = Geld = Ballast. Es bedeutet die Auseinandersetzung mit Themen wie Personalentwicklung, Organisationsentwicklung, Gesundheitsmanagement, Controlling, moderne Technologien, etc.. Um diese Themen in ihren Wechselwirkungen aufgreifen und steuern zu können, ist es notwendig, eine neue Struktur zu schaffen.

Mit der Fusion der Ämter „Zentrale Dienste“ und „Zentrale Steuerung“ und der Schaffung eines neuen Amtes „Personal- und Verwaltungsmanagement“ hat die Stadt Neuss in 2009 eine Struktur geschaffen, um die Handlungsfähigkeit in den Bereichen Organisation und Personalentwicklung sowie Controlling deutlich zu verbessern:
• So werden breitflächige Organisationsuntersuchungen zum Teil unter Beteiligung von externen Partnern durchgeführt. Sämtliche Leistungen, Aufgaben und Tätigkeiten werden ebenso geprüft wie Kernprozesse aller Bereiche. Erklärte Standards werden auf Plausibilität und Einhaltung hin überprüft und Kennzahlen entwickelt.
• In Teilbereichen werden Stellenbeschreibungen erstellt und Potenziale einzelner Mitarbeiter ermittelt.
• Resultierend aus Organisationsuntersuchungen sowie Meldungen des Personalservices oder der Fachämter ergeben sich für die Personalentwicklung weitere Aufgabenstellungen. Moderierte Mitarbeiterbefragungen, Personalentwicklungsgespräche, Coachings für Führungskräfte, etc. führen zu einer spürbaren Entlastung. Es werden Personalentwicklungsgespräche für alle internen Bewerberinnen und Bewerber angeboten, die im Rahmen von Bewerberauswahlverfahren nicht ausgewählt wurden. Potenzialanalysen und Vermittlung von Coachings führen bei dieser Personengruppe zur weiteren Motivation und Eröffnung von Perspektiven sowohl für die Stadt Neuss als auch für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter persönlich. Daneben fanden Coachings in Konfliktsituationen in Ämtern statt; teilweise unter Heranziehung externer Partner.
• Eine Mitarbeiterbefragung mit dem Schwerpunkt Gesundheit und Arbeitsplatzgestaltung unter Beteiligung der Fachhochschule Köln hat als Bedarfsanalyse gekoppelt an Auswertungen der Krankenkassen Erkenntnisse gebracht, die ab Oktober 2010 zu konkreten Maßnahmen (Angebote im Gesundheits- und Sportbereich) führen.
• Das Personalmanagement hat einen Fortbildungskatalog mit zahlreichen neuen Inhalten (Schwerpunkt Führungsqualifikation und Gesundheit) herausgebracht. Die Anmeldezahlen sind in diesem Bereich so hoch, dass zusätzliche Seminare angeboten werden müssen.
• Das Controlling und die Zentrale Steuerung haben in Zusammenarbeit mit allen Dezernaten ein Ziele- und Kennzahlen-System zur Steuerung entwickelt, das ab Haushaltsjahr 2011 erstmals eingeführt werden soll.
• Anfang 2010 wurde D 115 bei der Stadt Neuss eingeführt.
• Mit den Stellenplanberatungen gehen erstmals in 2010 auch Personalstatusgespräche einher. Hier wird es nicht nur um Stellenstreichungen oder Mehrstellen und Höhergruppierungen gehen, sondern vielmehr bietet die Organisation Unterstützung bei Prozessoptimierung / Schnittstellengestaltung oder Stellenbewertung an, während die Personalentwicklung Lösungen für einzelne Mitarbeiter oder Teams oder auch Unterstützung für Führungskräfte, beispielsweise in Form von Coachings oder Mediation, bietet.

Für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gibt es im Hinblick auf Förderung und der Implementierung von Angeboten im Rahmen des Gesundheitsmanagements sowie der Einführung von Führungskräftecoaching und Potenzialentwicklung spürbare Verbesserungen. In der neuen Rolle soll das „Personal- und Verwaltungsmanagement“ als fachkompetenter Partner beraterisch und steuernd den Dezernaten zur Seite stehen und von den Beschäftigten als unterstützende und fördernde Hilfe gesehen werden. „Selbstverständlich löst die neue Ausrichtung nicht Probleme - wie die sehr angespannte Haushaltssituation“, so  Personalchefin Burkert, „sondern sie dient insbesondere, die Arbeitsbedingungen für unsere wertvollste Ressource – den Mensch – zu verbessern.“
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